Bật mí cách lưu trữ hồ sơ cho nhân viên văn phòng
Quy trình lưu trữ hồ sơ
1. Phân loại hồ sơ
Hồ sơ về hành chính của công ty: Giấy tờ pháp luật, hồ sơ doanh nghiệp (giấy phép KD, giấy đăng ký DN,...),..
Hồ sơ nhân sự: Hợp đồng lao động, giấy tờ về lương, bảo hiểm,...
Hồ sơ trong hoạt động kinh doanh và sản xuất: Hoạt động thương mại, kế hoạch hằng năm,...
Hồ sơ về giấy tờ về tài chính, kế toán: Thu chi, chứng từ, hóa đơn,...
2. Sắp xếp hồ sơ
Sắp xếp theo thời gian: có thể dùng giấy note, ghi chú ở ngoài và sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau
Sắp xếp theo mẫu tự (A,B,C…): sắp xếp theo bảng chữ cái của hồ sơ, tài liệu
Sắp xếp theo tính chất: hồ sơ chưa giải quyết, đã giải quyết, phản hồi…
Sắp xếp theo phòng ban, lĩnh vực,…
3. Lưu trữ hồ sơ
Đánh dấu số thứ tự cho từng tủ và ngăn đựng, mỗi tập hồ sơ cần phải đánh dấu nhãn đều nhau để phân biệt dễ dàng.
Thiết lập danh mục hồ sơ lưu trữ, có quy định rõ ràng về vị trí hồ sơ để thuận tiện, nhanh chóng trong việc trích lục tìm kiếm.
Danh mục hồ sơ cần được in ra bằng văn bản, đối chiếu và bổ sung thường xuyên.
Bạn thường đánh dấu hồ sơ bằng cách nào?
Phương pháp đánh dấu thủ công
In bằng giấy A4, cắt ra và dùng hồ hoặc băng keo để dán lên từng tập hồ sơ. Giúp bạn tiết kiệm chi phí nhưng sẽ gây tốn nhiều thời gian, không đẹp mắt và không chuyên nghiệp do phải cắt thủ công.
Phương pháp máy in nhãn
Sử dụng máy in nhãn là phương pháp được quan tâm nhất hiện nay, bởi đây là phương pháp tiện lợi, nhanh chóng, có thể in thông tin lên bề mặt nhãn theo yêu cầu người dùng.
Phương pháp máy in nhãn D210S
Máy in nhãn Aimo D210S tuy nhỏ gọn nhưng được tích hợp đầy đủ những chức năng cần có dành cho việc đánh dấu hồ sơ chuyên nghiệp tại văn phòng hay đồ vật cá nhân của bạn.
Đánh dấu tài liệu bằng máy in nhãn D210S
Nhãn in đa dạng màu sắc và độ bên theo thời gian. Giúp cho việc lưu trữ và tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, Máy in nhãn D210S là giải pháp hoàn hảo để thay thế cho bảng tên hoặc phù hiệu, hoặc có thể dùng nhãn để ghi chú các dấu hiệu chỉ dẫn trên cửa hoặc trên kính trong văn phòng.
Với những chia sẻ trên, Metaking hy vọng Quý khách hàng sẽ tìm được cách lưu trữ và đánh dấu hồ sơ hiệu quả nhất.
